1. Veri Sorumlusunun Kimliği

("Şirket") unvanıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") hükümleri uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel bilgilerinizi aşağıda belirtilen hedefler doğrultusunda; hukuka ve dürüstlük prensiplerine uygun olarak, doğru ve gerektiğinde güncel biçimde, belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlenecek amaca uygun, ölçülü ve sınırlı bir şekilde, ilgili yasal düzenlemelerde öngörülen süre boyunca veya işleme gayesi için zaruri olan zaman dilimi kadar muhafaza ederek işlemekteyiz.

Şirket Ünvanı: ERN FİLO
Yerleşim Yeri: Armağanevler, İpekçi Sk. No:16, 34760 Ümraniye/İstanbul

2. İşleme Tabi Kişisel Veri Kategorileri

Müessesemiz tarafından aşağıda sıralanan kişisel veri türleri işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Adınız, soyadınız, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız, doğum tarihiniz, ehliyet bilgileriniz (sınıfı, numarası, geçerlilik bitiş tarihi).
• İletişim Bilgileri: Mobil telefon numaranız, elektronik posta adresiniz, ikamet adresiniz.
• Mali Veriler: Kredi kartı detayları (provizyon işlemleri için), banka hesap detayları, fatura detayları.
• Araç Kiralamaya Ait Bilgiler: Kiralama dönemleri, araç tercihleri, geçmiş sürüş kayıtları, kilometre kayıtları, hasar kayıtları.
• Dijital Veriler: IP adresiniz, çerez verileri, web sitesi kullanım istatistikleri, cihaz bilgileri, tarayıcı bilgileri.
• Görsel Veriler: Ehliyet fotokopisi, kimlik fotokopisi, araç teslim ve iade sırasındaki fotoğraflar.

3. Kişisel Veri İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen hedefler için işlenmektedir:

• Araç kiralama sözleşmesinin akdedilmesi ve uygulanması
• Rezervasyon işlemlerinin yerine getirilmesi
• Araç teslimi ve iadesine ilişkin süreçlerin yürütülmesi
• Güvence bedeli (provizyon) işlemlerinin tamamlanması
• Fatura düzenleme ve ödeme süreçlerinin idaresi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (vergi mevzuatı, karayolları trafik mevzuatı vb.)
• Müşteri memnuniyetini sağlama ve şikayet yönetimini yürütme
• Hizmet kalitesini artırma ve geliştirme
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin idaresi
• Hukuki süreçlerin takibi ve gerekli işlemlerin yapılması
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi sunulması

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Dayanakları

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde açıklanan aşağıdaki yasal gerekçelere dayanarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça yer alması (vergi kanunları, trafik kanunu vb.)
• Sözleşmenin tesisi veya ifasıyla doğrudan ilişkili olması
• Veri sorumlusunun yasal yükümlülüğünü yerine getirme zorunluluğu
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru çıkarları için gerekli olması
• Açık onayınızın bulunması (pazarlama ve kampanya bildirimleri için)

5. Kişisel Veri Aktarımı

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda aşağıda sıralanan taraflara aktarılabilir:

• Yasal mecburiyet nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları (Emniyet Genel Müdürlüğü, vergi daireleri, adli merciler vb.)
• Ödeme işlemlerinin sağlanması amacıyla bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları
• Sigorta işlemleri çerçevesinde sigorta şirketleri
• Hukuki danışmanlık hizmeti alınan avukatlık büroları ve hukukçular
• Bilgi teknolojileri altyapısı sunan hizmet sağlayıcıları
• Muhasebe ve denetim hizmetleri alınan mali müşavirler

6. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal düzenlemelerde öngörülen zamanaşımı süreleri dahilinde muhafaza edilmektedir. Saklama süreleri şu şekildedir:

• Kiralama sözleşmeleri ve ilgili evraklar: Sözleşme bitiminden itibaren 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu zamanaşımı süresi)
• Fatura ve mali kayıtlar: 5 yıl (Vergi Usul Kanunu hükümleri)
• Trafik cezası ve HGS/OGS kayıtları: 5 yıl
• Dijital kullanım verileri ve çerezler: 2 yıl
• Pazarlama amaçlı veriler: Açık rıza geri çekilene kadar

7. Veri Güvenliğini Temin Eden Önlemler

Şirketimiz, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak maksadıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri uygulamaktadır:

• SSL/TLS şifreleme ile güvenli veri transferi
• Güvenlik duvarı ve antivirüs yazılım sistemleri
• Erişim yetkilendirme ve kimlik doğrulamaya dayalı sistemler
• Periyodik güvenlik kontrol ve sızma testleri
• Personel gizlilik anlaşmaları ve eğitim programları
• Fiziksel güvenlik tedbirleri (kilitli dosya dolapları, emniyetli arşiv alanları)
• Veri yedekleme ve felaket kurtarma süreçleri

8. Veri Sahibinin Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini sorgulama
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna dair eksiksiz bilgi isteme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin paylaşıldığı üçüncü tarafları bilme
• Kişisel verilerinizin hatalı veya eksik işlendiği durumlarda bunların düzeltilmesini talep etme
• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen koşullar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya imha edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü taraflara bildirilmesini talep etme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin yasalara aykırı olarak işlenmesi nedeniyle bir zarara uğramanız halinde zararın tazminini talep etme

9. Başvuru Yolu

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle müessesemize başvurabilirsiniz:

• Yazılı Başvuru: Armağanevler, İpekçi Sk. No:16, 34760 Ümraniye/İstanbul adresine noter aracılığıyla veya iadeli taahhütlü posta ile müracaat edebilirsiniz.
• Şahsen Başvuru: Kimliğinizi kanıtlayıcı bir belge ile şirket adresimize doğrudan başvuru yapabilirsiniz.

Başvurunuzda; isminiz, soyisminiz, T.C. kimlik numaranız, tebligat için esas alınan yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, şayet varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, ve talep konunuz mutlaka bulunmalıdır. Müracaatlar en geç 30 takvim günü içinde herhangi bir ücret talep edilmeksizin sonuçlandırılacaktır. Ancak sürecin ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki bedel tahsil edilebilir.

10. Aydınlatma Metninde Gerçekleştirilecek Değişiklikler

Şirketimiz, yasal düzenlemeler ve kurumsal politikalarındaki güncellemeler doğrultusunda işbu bilgilendirme metnini değiştirme hakkını saklı tutmaktadır. Güncellemeler web sitemizde ilan edildiği anda yürürlüğe girecektir. Önemli değişiklikler hakkında ayrıca bilgilendirme yapılacaktır.